概要
不要なメールや、すぐに見なくて良いメールが多かったり、絶対に気づきたいメールを見逃す事はまあまああります。そういう時にフィルタを使っていますが、フィルタが増えすぎると管理がしづらい。
機能を最大限に使ってフィルタを設定する時に使えそうなものをまとめました。
間違えると正しく機能もしませんが、比較的融通が利く部分もあります。仕組みはシンプルで、検索条件を保存しているだけです。正しい書き方で検索できていれば、フィルタも正しく動きます。
設定できる事・設定の書き方
Gmailのフィルタでは、検索バーで使える条件をそのまま使えます。
以下は、実際によく使われる条件です。複数ドメインをまとめる場合はルールも１つにまとめると管理しやすい。
| やりたいこと | 検索欄に書く内容 | 補足 |
|---|---|---|
| 複数ドメインをまとめる | from:(@example.com OR @example.net)from: example.com OR example.net というようにサブドメインがある場合はメインのドメインだけ指定してまとめてしまってもOK | ORは大文字 |
| 特定ドメインを除外 | from:@example.com -@spam.com | - は除外 |
| 件名で振り分け | subject:(障害 OR 緊急) | 件名もOR可 |
| 添付ファイル付き | has:attachment | 種類は問わない |
| PDFだけ集める | filename:pdf | 拡張子指定 |
| 自分宛のメール | to:myaddress@gmail.com | CC除外 |
| メーリングリスト | -to:myaddress@gmail.com | 自分宛以外 |
| 大きいメール | larger:5M | サイズ指定 |
※ myaddress@gmail.com は自分のメールアドレスに置き換えてください。
既存メールにも反映させる手順
この方法で作ると、既存メールにも正しく適用されます。
よくある間違い
特に OR は必ず大文字で入力してください。
まとめ
Gmailのフィルタは、複雑な機能ではありません。
検索でヒットする条件＝正しく動くフィルタです。
ルールを増やすより、
検索条件を少し整理するだけで管理は楽になります。
この記事の表は、
そのままコピペ用のメモとして使っても問題ありません。
